AGB

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Viventic – by FIM Feldmann Immobilien Management GmbH
Kirchstraße 22, 70839 Gerlingen

1. Geltungsbereich
Diese AGB gelten für alle Serviceverträge zwischen der FIM Feldmann Immobilien Management GmbH (nachfolgend „FIM“) und Kunden, die die kaufmännische Buchhaltung für selbstverwaltete Gemeinschaften (WEG, GdWE etc.) in Anspruch nehmen.

2. Leistungsumfang
Unsere Leistungen umfassen die monatliche Buchhaltung auf Basis der vom Kunden bereitgestellten digitalen Unterlagen:
- Kontoauszüge im CAMT.052-Format
- Belege im ZUGFeRD-, PDF- oder XML-Format
Die Unterlagen müssen bis zum 15. des Folgemonats vollständig im digitalen Ordner hochgeladen sein. Der Buchungslauf erfolgt jeweils am 15. eines Monats. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird der Buchungslauf am darauffolgenden Werktag durchgeführt.
Nicht fristgerecht hochgeladene Unterlagen werden erst zum nächsten Buchungslauf (15. des Folgemonats) verarbeitet.

Erstellung Hausgeld - Gesamt und Einzalabrechnungen für das vertragsmäßige Wirtschaftsjahr

Wirtschaftsplan für das folgende Wirtschaftsjahr

3. Bereitstellung von Auswertungen
Folgende Auswertungen werden fortlaufend im digitalen Ordner als PDF-Dateien zur Verfügung gestellt:
- Buchungsliste / Sachkontenauszug
- Offene-Posten-Liste

4. Heizkostenmeldung
Sobald alle relevanten buchhalterischen Informationen vorliegen, erstellt Viventic unaufgefordert die Heizkostenmeldung für zentrale Heizsysteme (Gas-, Strom-, Fernwärme-Zentralheizung).

Diese ist vom Kunden an den jeweiligen Wärmedienst weiterzuleiten.

Vorratsspeicher
Zum Stichtag 01.01. des Start-Wirtschaftsjahres ist eine Bevorratungsmeldung erforderlich:
- Pellets: Restbestand in Tonnen
- Heizöl: Restbestand in Litern
- Flüssiggas: Restbestand in Litern

5. Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan
Vom Kunden ist eine vollständige Nutzerliste über das bereitgestellte Formular im digitalen Ordner bereitzustellen. Diese muss alle Bewohner (Eigentümer und Mieter) sowie Ein- und Auszugsdaten enthalten.
Nach Erhalt der Heizkostenabrechnung des Wärmedienstleisters und der zuordenbaren Nutzerliste erstellt Viventic die Hausgeldabrechnung sowie den Wirtschaftsplan und stellt diese innerhalb von 30 Tagen im digitalen Ordner zur Verfügung.

6. Anpassung des Wirtschaftsplans
Anpassungen des künftigen Wirtschaftsplans (z. B. Erhöhung der Erhaltungsrücklage) sind vor Erstellung über das Formular „Wirtschaftsplan“ mitzuteilen. Nachträgliche Änderungen sind nicht Bestandteil des aktiven Servicevertrags.

7. Haftungsausschluss
FIM übernimmt keine Haftung für:
- Beauftragte Dienstleistungsverträge (z. B. Handwerker, Wärmedienste, Versicherungen)
- Die korrekte Abrechnung durch Dritte
- Plausibilitätsprüfungen der gelieferten Daten
- Mahnwesen oder Zahlungserinnerungen der Gemeinschaft
- Fristgerechte Erstellung der Hausgeldabrechnung bei verspäteter Bereitstellung der Unterlagen
- Fristgerechte Erstellung der Heizkostenabrechnung durch Wärmedienstleister
- Verspätete Heizkostenmeldungen bei unvollständiger oder verzögerter Datenbereitstellung
- Falsche, fehlende oder unvollständige Nutzerlisten und Nutzerwechsel

8. Vertragsbeginn für Nichtbestandskunden
Bei Neukunden, die nicht bereits durch unsere Hausverwaltung betreut wurden, ist zu Vertragsbeginn eine einmalige Anlagepauschale in Höhe von 250 € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer sofort fällig.
Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift auf Basis eines gültigen Mandats. Das Formular „Eröffnung“ inkl. der letzten Jahresabrechnung (Einzel- und Gesamtabrechnung) ist vollständig auszufüllen.
Nach Eingang der Unterlagen erfolgt die Erfassung des Objekts, die Anlage der Sachkonten mit Verteilerschlüssel sowie die Erstellung der Eröffnungsbilanz.

9. Monatliche Pauschale und Zahlungsmodalitäten
Die monatliche Pauschale beträgt 25 € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer je Einheit und wird jeweils zum 1. eines Monats vom Konto der WEG per SEPA-Lastschrift eingezogen.
Bei erfolgloser Abbuchung erfolgt ein weiterer Einzugsversuch am 5. des Monats. Etwaige bankseitige Rücklastschriftgebühren werden dem Kunden in Rechnung gestellt.
Bei Zahlungsverzug von mehr als einem Monat wird die Buchhaltung eingestellt. FIM behält sich vor, den Vertrag fristlos zu kündigen und eine Vertragsstrafe in Höhe von 70 % des Jahresumsatzes aus dem betreffenden Vertrag zu berechnen.

10. Mahngebühren
Für Mahnungen im Rahmen dieses Vertrags werden folgende Bearbeitungsgebühren erhoben:
- 10 € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer pro Mahnschreiben